改进项目采购绩效的途径及措施

对项目采购绩效进行评价的最终目标是为了提高采购绩效,为企业创造更多的利润,这就迫使企业和采购人员想办法提高采购绩效。


   一.改进采购绩效的途径


   一般可以从三个方面人手:第一,营造良好的组织氛围,充分发掘潜力;第二,以同行最佳指标为奋进点,不断寻找差距,优化工作方法;第三,对采购物料供应绩效进行测评,通过排行榜方式,奖励先进,鞭策落后。任何项目采购组织,包括供应商、融洽、和谐、流畅的工作气氛是搞好各项工作的基础。如果采购组织内部存在剧烈的矛盾,采购人员与供应商之间互相不信任,缺乏合作诚意,工作人员的首先感觉是“如履薄冰,处处小心行事”,本来全部精力应放在工作上,但事实上却严重分散了注意力。项目采购工作人员要经常把自己的业绩与同行高水平相比,不要对已经取得的成绩沾沾自喜,采购行业高手很多,特别是有过多年跨国采购经验的高级职员,他们的经验值得借鉴学习。项目采购组织的管理职能部门,应定期将采购人员的业绩、供应商的业绩进行衡量,并进行排名,再配以相应的奖罚制度,如此一来,采购业务会不断改善。


   二.改进项目采购绩效的措施


   1.质量改善措施


   质量的好坏多用“不合格数与总来料数的比率”来衡量,因此,可以采取以下办法:


   (1)依据质量“比率”数值大小,项目采购部门对供应商进行排名,并定位出前几名最差供应商,令其在规定的时间内进行改善,否则降级处分。


   (2)项目采购部门对有希望的供应商帮助其进行质量改进,派出相关技术人员、质量管理人员、采购人员等组成的小组,现场分析研究,与其一起制定改善方案。


   2.成本降低措施


   成本问题多用“价格差额比率”来衡量,因此,可采取以下办法:


   (1)按照“比率”对供应商进行排名,项目采购部门对前几名最差供应商的合同价格的合理性进行分析研究,定位原因所在,并令其限期改进。


   (2)对表现较好、没有欺诈行为的供应商,项目采购部门通过帮助其改善加工工艺、包装运输方式等途径来降低物料成本。对于有欺诈行为的供应商,要进行罚款、警告、降级直至除名等处分。


   (3)项目采购部门对于确定无法进行成本改进的物料,重新对其社会供应群体进行调查,认证新的供应商群体。


   3.挑选供应商措施


   项目采购部门挑选供应商多采用“及时供应率”来衡量供应的好坏。


   及时供应率=(生产物料及时供应数/生产物料需求总数)×100%


   因此,可采取以下改进方法:


   (1)依据“及时供应率”数值大小对供应商进行排名,定位前几名最差供应商,分析原因所在,对属于供应商原因造成物料供应不及时,责令供应商限期改善。


   (2)对于属于计划原因造成物料供应不及时,项目采购部门应和计划部门一起商讨对策,如在需求时间上作优化调整、通过预测需求等手段加以改善。


   (3)对于市场行情较好的物料,其稳定性要求较高,应提前一段时间向供应商作预测提醒,以便供应商安排适量的库存。


   (4)如有可能,对于地址较近的供应商应优先选取,以方便进行供应协调。


   4.评定采购工作效率措施


   采购工作效率=(期间物料成本总额佣间工作总人数)×100%


   项目采购部门通过以下改进方法可以提高采购工作效率。


   (1)调查同行业平均水平和最高水平,分析研究,寻找差距。


   (2)大多采购工作效率数值正常度与采购流程设置的合理性有关,流程简单实用,采购工作效率就会提高。


   5.衡量实力措施


   针对具体物料供应商设计“实力问卷调查表”,通过打分方法获得供应商的实力量化数值。


   (1)沟通能力。


   (2)合作意识。


   (3)技术水平。


   (4)管理水平。


   (5)指标稳定性。


   (6)设备厂房环境配置。


   (7)二次开发能力。


   (8)样件质量。


   6.增加采购柔性


   采购柔性=[1-(生产高峰供应及时率一生产低峰供应及时率)/平均供应及时率]×100%


   项目采购部门通过采取以下措施可增强采购柔性:


   (1)向供应商群体的投单量不大于供应商群体订单容量的60%(推荐数值)。


   (2)拓展生产物料供应商,重点物料保证由3家以上供应商供应,避免采取独家供应商或生产饱和的供应商供货。


   (3)加强对社会供应群体的调查研究,认证适量的供应商作为备用。


   7.测定供应商流动比率


   供应商流动比率=(年流人/’流出供应商)×100%


   供应商流动比率取值范围有待研究,总体上应保证采购业务的正常开展,机械、电子、软件的供应商流动比率各不相同。


   (1)供应商流动比率常值<20%,理想数值为“零”。


   (2)和设计工艺人员一起研究,通过改变元器件参数,或加工工艺方法,提高物料的标准化程度,使物料能找到更多的供应商。


   (3)对垄断技术供应商尽量不采用,非常必要时才发展独家供应商。


   (4)独家供应商比率在某种程度上也反映企业产品技术的层次,新专利、新技术组件独家供应的程度较高。反之,一般技术的物料不会产生独家供应商。


   8.评价服务措施


 针对具体物料供应商设计“服务问卷调查表”,通过打分方法获得供应商的服务指标量化数值。


   (1)服务意识。


   (2)物料维修配合。


   (3)物料更换配合。


   (4)上门服务程度。


   (5)设计方案更改配合主动性。


   (6)使用培训表现。


   (7)合理化建议数量。


   (8)公正性竞争表现。


   9.测定人员流动比率


   人员流动比率=(年流入慌出人数)总人数×100%


   (1)采购人员进出比率取值范围应是7%~l5%,总体保持平衡,并与业务需求相匹配。


   (2)若小于7%,则可能因为违反“流水不腐”的自然原则,而发生思想、技术老化等问题,进而影响采购质量、成本、供应及时性等。


   (3)若大于15%,则可能因为采购技术的交替传播环境不成熟,从而导致工作人员采购操作熟练程度不够等问题。


   10.提高库存周转率措施


   库存周转率=(年销售额/年平均库存值)×100%


   (1)根据市场预测计划和采购市场的供应行情,及时进行采购资源抢占以支持市场的销售计划,减少呆料。


   (2)掌握产品的生命周期,对需求不大的老产品,项目采购计划的制定要小心谨慎。


   11.确定订单周期


   “物料订单周期”是在认证人员与供应商签订认证合同时所确定采购物料从下单到完成入库的时间差额。


   (1)机械、电子、软件三类物料采购周期不尽相同,应针对不断变化的实际情况,实地考察物料的生产流程和工艺方法,兼顾包装运输环境等方面情况,制定较为切实可行的订单周期。


   (2)订单周期作为谈判条件之一,并在认证合同中反映出来。


   12.提高紧急订单完成率的措施


   紧急订单完成率=(紧急订单及时完成数/紧急订单数)×100%


   (1)项目采购部门选择具有机械数控冲、电脑铣等先进设备的供应商,将能提供高的急单完成率。


   (2)备货是一种快捷反应方式,对市场上的急单可以及时满足。
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